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校长办公室人员随行服务制度
发布时间:2013-02-26  

为进一步提高办公室的服务水平和服务质量,根据校领导出席公务活动的需要,建立校长办公室人员随行服务制度。

一、随行服务制度的定义

随行服务制度是指校领导根据工作需要及安排,代表学校出席相关公务活动期间,由校办公室指定专人跟随领导出行,并提供全方位工作服务的制度。

二、随行服务的范围

1、校领导代表学校出席上级组织要求的会议、仪式、庆典、会见、考察、检查指导等公务活动;

2、校领导代表学校出席校外其他单位协商要求的会议、仪式、庆典、会见、考察、检查指导等公务活动;

3、校领导根据工作职责及分工出席校内相关部门、学院组织的会议、接待、会见、纪念、慰问、庆典以及下基层调研、检查指导工作等公务活动;

4、校领导要求安排随行服务的其它有重要影响的公务活动。

三、随行服务的主要内容

1、信息收集:建立校领导工作信息平台,提前收集相关信息,明确活动目的、任务、要求;涉及单位的有关情况、领导出席情况;出行路线路程耗时、出行成本;(若有必要)活动地区的气候和周边的地形地貌、风土人情和文化背景等情况,并及时将相关信息报告出席活动的校领导。

2、工作准备:制订行程计划、日程安排和保障方案;携带活动所需的有关文字、声像、证明等资料;必要时要事先协调所到单位部门,做好相关准备工作。

3、过程服务:随行过程中,保持与有关单位和人员的联系和协调,对计划和方案做出及时必要调整,或请示领导妥善处理有关问题;做好行程相关事宜提醒(示)工作;主动承担领导出席活动过程中报到、会场座席、食宿安排等事务性工作;根据需要及时向领导提供相关信息,并积极发挥参谋助手作用,向领导提出工作建议。  

4、事后工作:完成随行任务后,把收集到的材料、情况、领导指示和要求、下步工作建议等进行梳理汇总,及时填写随行工作备案表,并向办公室负责人汇报。

四、随行服务的要求

1、高度重视,提高认识。校长办公室是学校行政管理的综合协调服务部门,为校领导服务是办公室的重要职能之一,办公室全体人员务必给予高度重视,强化责任意识,牢固树立优质高效、文明周到的服务理念,切实增强为校领导服务的主动性和预见性,不断提高办公室的整体服务水平。

2、主动服务,工作到位。服务学校领导是办公室全体工作人员的共同职责,办公室全体人员务必养成“多观察”、“多动脑”的习惯,在主动掌握信息、主动请示汇报、主动到位服务、主动总结提高上下功夫,不断提高随行服务工作质量和水平。

3、严守纪律,摆正位置。校领导代表学校参加的相关公务活动往往涉及到学校工作乃至更大范围、更高层次的重要事项,随行人员务必严守工作纪律,做到不该讲的话坚决不讲,不宜透露的信息坚决不透露;办公室人员陪同领导外出,承担的是为领导服务的职责,没有任何其他的特殊利益,随行人员务必摆正位置,全力做好随行服务工作。

4、善于总结,提高素质。随行服务工作是办公室人员了解情况、掌握信息、学习提高的难得机会。办公室全体人员要在随行服务的全过程中,主动发现、主动学习,及时总结,不断提高自身素质,为全面提高办公室工作质量和水平奠定坚实基础。

五、随行人员安排

办公室随行服务一般情况下按照楼层办公室人员对应的校领导进行安排;楼层的办公室负责人即为相应楼层校领导随行工作的负责人;楼层的办公室干部即为相应楼层校领导的随行服务人员。



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